Aktiviti Berteraskan Objektif

Dalam organisasi, sering kali kita menganjurkan pelbagai aktiviti. Dalam setiap aktiviti ini pula, pastilah kita melaksanakannya atas pelbagai tujuan bukan? Namun begitu, acap kali kita lihat aktiviti-aktiviti ini tidak mencapai sasarannya. Jika capai pun, ada kemungkinan untuk ianya dimansuhkan sama sekali (scrapped off) apabila tenaga pentadbir organisasi (ketua, setiausaha atau sebagainya) bertukar.

Oleh itu, pengerusi atau pengarah projek perlu mengambil masa untuk merumus objektif dalam sesebuah aktiviti dan memastikan ahli organisasi memahaminya dan mendapat manfaat daripadanya.

Contohnya, semasa saya meneraju persatuan pelajar di prep college dahulu, sistem sedia ada ialah annual dinner yang berbeza mengikut kumpulan atau ‘batch’ pelajar. Walaupun kerap kali pelajar senior dan junior mengadakan aktiviti bersama, namun masih banyak pelajar pelajar ini yang tidak mengenali senior ataupun junior mereka. Justeru apabila ingin diadakan annual dinner kebanyakkannya akan berusaha untuk mengadakan dinner hanya untuk batch masing masing. Saya dan beberapa ahli jawatankuasa persatuan pelajar kami merasakan perlu untuk kita gabungkan dinner-dinner ini untuk lebih mengeratkan ikatan antara pelajar, selain daripada menjimatkan kos dinner itu sendiri.

Maka setelah jawatan kuasa persatuan pelajar membuat ‘masterplan’ dinner tersebut, satu jawatan kuasa asing khas untuk dinner telah dilantik. Alhamdulillah, mereka telah melaksanakan kerja mereka dengan jayanya dan saya pasti, kesemua mereka, terutamanya pelajar-pelajar junior (kerana junior akan terus berada di prep college untuk tahun seterusnya) memahami dan menghayati objektif program tersebut. Gembira di hati saya apabila melihat pelajar-pelajar junior saya masih lagi mengadakan satu dinner yang menggabungkan pelajar senior dan junior. Semoga konsep ini terus dikekalkan.

Program inovasi kami (saya katakan kami kerana keputusan tidak dibuat oleh saya seorang tetapi hasil persetujuan ahli jawatan kuasa persatuan pelajar dalam mesyuarat) yang kedua ialah minggu rekreasi. Menurut program flow pelajar American bound di prep college saya, semua pelajar wajib mengambil kelas summer. Namun begitu kelas summer tidak panjang dan pelajar mempunyai banyak masa senggang. Untuk mengisi masa senggang dan mengatasi kebosanan minggu rekreasi ini, kami memutuskan untuk mengadakan minggu rekreasi. Bolehlah dikatakan aktiviti pertama seumpamanya, kerana aktiviti tersebut tidak wujud dalam pentadbiran sebelumnya. Juga, tidak ada sebarang idea yang kami cedok daripada pentadbiran sebelum ini.

Antara objektif minggu rekreasi tersebut ialah memaksimumkan penyertaan. Oleh itu, aktiviti yang wujud dalam minggu rekreasi tersebut ialah malam pembukaan (dengan persembahan live band), bola tampar, bola keranjang, futsal dan permainan komputer (DotA). Apabila minggu rekreasi tiba, dapatlah dilihat pelajar-pelajar berbilang kaum dapat melakukan aktiviti bersama-sama. Selain dari itu, untuk sesiapa yang kurang cergas, terdapat aktiviti seperti permainan komputer dan juga live band (untuk mereka hadir dan enjoy some music). Justeru, objektif “there’s something for everyone” telah tercapai.

Selain dari itu, objektif minggu rekreasi pula ialah untuk mengasah bakat ahli jawatan kuasa baru yang dilantik. Untuk mencapai objektif ini, kami membuat keputusan untuk mengadakan pilihanraya lebih awal. Jawatan kuasa yang baru hanya akan dilantik seletah minggu rekreasi ini berlalu. Namun begitu, hanya sesetengah daripada ahli jawatan kuasa saya memahami dan menghayati mesej yang disampaikan oleh saya. Akan tetapi, pada tahun ini, saya lihat mereka masih mengadakan pilihan raya lebih awal, dan minggu rekreasi menjadi ‘benchmark’ untuk ahli jawatankuasa baru. Saya gembira, kerana mesej saya telah sampai kepada ‘the right people’ yang bukan sahaja mengekalkan pelaksanaan projek tersebut, namun mereka dapat ‘innovate it even further’.

Konklusinya, elemen objektif perlu difahami dan dihayati oleh semua pihak, bukan hanya oleh setiausaha dalam kertas kerja sahaja.

Revisi pertama, 24 Mei 2011

Tinggalkan Balasan

Alamat e-mel anda tidak akan disiarkan. Medan diperlukan ditanda dengan *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.